個人事業主の経費一覧【2026年版】｜家賃・通信費・車・食費はどこまで落とせる？判断基準つき

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結論から言うと、経費にできるかどうかの判断基準はひとつだけです。「その支出は、事業の売上を得るために直接必要だったか」。国税庁は必要経費を「売上原価や、販売費・一般管理費など業務上の費用」と定義しており、あなたの手元のすべての支出は「①経費になる」「②経費にならない」「③一部だけ経費になる（家事按分）」の3つのどれかに必ず分けられます。

この記事では、開業1〜3年目の個人事業主・店舗オーナー向けに、経費になるもの・ならないものの完全一覧と、迷ったときに使える「3つの質問」による判断手順、家事按分の具体的な計算例、勘定科目ごとの詳しい解説、そして記録を自動化する会計ソフト（やよいの青色申告オンライン・マネーフォワード クラウド会計）の使い方までを、国税庁の公開情報をもとに徹底整理しました。読み終えるころには、溜まったレシートの束が「怖いもの」ではなくなっているはずです。なお、個別のケースの最終判断は税務署・税理士に確認してください。

引き出しやレジ横に、判断を保留したレシートの束が溜まっていないでしょうか。「この打ち合わせのカフェ代は経費でいいのか」「Amazonで買ったこの備品は？」と迷うたびに保留し、申告直前にまとめて悩む。開業から数年は、ほとんどの人がこの状態です。あなただけではありません。

問題は、保留したレシートの多くが「面倒だから計上しない」で終わることです。経費にできた支出を計上しなければ課税所得がそのぶん増え、払わなくてよかった税金を払うことになります。たとえば年間で15万円ぶんの経費を計上し忘れれば、その分がまるごと所得に上乗せされ、所得税・住民税・国民健康保険料まで連動して増えていきます。

逆に、基準を知らずに何でも経費に入れてしまうと、税務調査で説明できず修正を求められ、加算税・延滞税というペナルティを背負うリスクを抱えます。つまり「入れなさすぎ」も「入れすぎ」も、どちらも損。そしてどちらの損も、判断基準を1回だけしっかり覚えれば避けられます。

国税庁のタックスアンサー（No.2210「やさしい必要経費の知識」）では、必要経費に算入できるのは次の2つとされています。

• 総収入金額に対応する売上原価など、収入を得るために直接要した費用
• その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用

要するに「事業に必要かどうか」がすべてです。金額の大小や、購入した店・支払い方法は関係ありません。判断の軸は「事業との関係性」だけ。迷ったら、次の3つの質問を順番に自分に投げかけてください。なお、国税庁の「タックスアンサー」は誰でも無料でアクセスできるQ&A集です。「No.2210 やさしい必要経費の知識」や「No.2210 家事費及び家事関連費」など、自分の業種・支出に関わる番号を検索するだけで公式の解釈を確認できます。税務署への電話相談（0120-742-621）も無料で利用できるため、判断に迷ったときは積極的に使いましょう。

個人事業主・小規模店舗でよく出る支出を、勘定科目ごとに整理しました。いずれも「事業のために使った」ことが前提です。自分の業種でどの科目をよく使うかをイメージしながら眺めてみてください。

なお、1つ10万円以上の備品（パソコン・厨房機器など）は原則その年に全額を経費にできず、減価償却として数年に分けて計上します（国税庁タックスアンサーNo.2100）。青色申告者には30万円未満の資産を一括計上できる期限付き特例もあるため、要件・期限は国税庁サイトで確認してください。

仕入費用は「売上原価」として計上しますが、期末に残っている在庫（棚卸資産）は差し引く必要があります。計算式は「期首棚卸高 ＋ 当期仕入高 － 期末棚卸高 ＝ 売上原価」です。飲食店なら食材の仕入れ、小売なら商品仕入れが該当します。仕入値引きや返品があった場合はその分を差し引いて計算します。

通信費は現代の個人事業主にとって最も金額が積み上がりやすい科目のひとつです。スマートフォンのビジネス利用・自宅インターネット回線・各種クラウドサービスの月額料金・会計ソフトの利用料・ドメイン費用・サーバー代がすべてここに入ります。ただし私用と兼用しているスマホ・回線は、業務で使用している時間・日数を基に家事按分が必要です。目安として「平日の業務時間に使った時間割合」を記録しておくと按分根拠として使えます。

接待交際費は税務調査で特に目が向けられやすい科目です。法人の場合は損金算入に上限額がありますが、個人事業主には一律の上限制度はありません。ただし「事業として必要な飲食だった」という事業性の立証が必須です。レシートの裏に「相手の氏名・会社名・打ち合わせの内容・日時」を必ず記録してください。家族や友人との食事は事業性を証明できないため原則として経費にはなりません。

次の支出は、事業に関係する・しないにかかわらず、必要経費にできないと国税庁が明示しているもの、または経費として認められない代表例です。「入れてはいけない」ものを先に知っておくと、間違いを未然に防げます。

自宅で仕事をする人が最も迷うのが、家賃・電気代・通信費・車など事業と私生活の両方で使う支出（家事関連費）です。これらは業務に直接必要だったことが明らかに区分できる部分に限って経費にでき（国税庁タックスアンサーNo.2210）、この区分計算を一般に「家事按分」と呼びます。

上の割合はあくまで計算例で、「何%までならOK」という公式の一律基準はありません。大事なのは、面積や時間など第三者に説明できる根拠で割合を決め、計算メモを残すことです。たとえば「間取り図で仕事部屋の面積を測り、全体に対する割合を出した」という一枚のメモがあれば、STEP②の「説明できるか」を余裕でクリアできます。

家事按分の計算根拠として有効な記録方法をまとめます。これらを一度作成しておくと、毎年の申告でそのまま使い回せます。

• 住居の按分: 間取り図（または自分で描いたスケッチ）に各部屋の面積を書き込み、仕事部屋の面積÷全体面積を計算したメモを保管
• 電気代の按分: 業務開始・終了時刻を記録したメモや勤務日誌（エクセルで管理するのが簡単）
• 車両の按分: 走行距離メモ帳（日付・行き先・目的・走行距離を記入）を車内に常備
• スマホの按分: 業務用アプリの使用時間記録、または「平日業務中は業務80%」のような合理的な説明をメモ化

業種によって経費として計上できる科目は大きく変わります。ここでは代表的な業種ごとに、よく疑問になる支出をピックアップして解説します。

飲食店経営者の場合、食材の仕入れが最大の経費項目になります。ただし「賄い」（従業員や経営者本人が食べる食事）は事業の売上を生む直接コストではないため、原則として全額を仕入として計上できません。賄いの食材費は給与と見なされる場合もあるため、正確な処理は税理士に相談することをおすすめします。

また、試食・試作品の食材費は広告宣伝費や試験研究費として計上できる場合があります。メニュー開発のための食材購入は「直接売上のために必要な支出」として説明できるため、目的と日時の記録を残しておきましょう。

フリーランスのWebデザイナー・エンジニア・ライター・動画クリエイターが特によく使う経費科目は通信費・新聞図書費・消耗品費・外注工賃です。Adobe Creative Cloudなどのサブスクリプションサービスは通信費または支払手数料として計上できます。

自宅作業が中心の場合は家事按分が必須です。特にパソコンは仕事と私用の両方に使うケースが多いため、業務使用時間の記録が重要です。また取材やロケに行くための交通費・宿泊費は旅費交通費として計上できますが、目的地と業務内容のメモは必ず残してください。

サロン経営者の場合、施術に使う薬剤・道具は売上原価または消耗品費として計上できます。技術向上のためのセミナー参加費は研修費または新聞図書費として経費計上が可能です。顧客への手土産・お歳暮は接待交際費として計上できますが、相手の氏名とサロン名のメモが必要です。また、サロンの音楽サブスクリプション（BGM用途）も店舗の雰囲気づくりに必要な費用として通信費または消耗品費で計上できます。ただし、私用でも使っているサブスクリプションサービスは、業務使用時間で按分する必要があります。

どの業種でも共通して言えることは、「経費の記録は発生した日にやる」という習慣がすべてを解決するということです。後でまとめてやろうとすると、何のための支出だったか忘れ、証拠の収集も大変になります。スマートフォンのカメラでレシートを撮影しクラウドに保存する、会計ソフトのスキャン機能を使う、など「その場で完結させる仕組み」を作ることが長期的に最も時間とストレスを節約する方法です。

判断基準が分かっても、証拠が残っていなければ説明できません。最低限、次の3つを習慣にしてください。この3ステップだけで、確定申告直前の「これ何だっけ？」がほぼ消えます。

帳簿と領収書類には保存義務があり、保存期間は書類の種類や申告方式で異なります（おおむね5〜7年）。年別にまとめて保管してください。確定申告後すぐに「去年分フォルダ」を作り、その中に帳簿データ・領収書・申告書の控えをまとめて保存する習慣を作ると、後から探し直す手間が省けます。デジタル・紙の両方で管理するか、クラウド会計ソフトの証憑保存機能に一元化するかは、自分の運用スタイルに合った方法を選んでください。

経費をしっかり計上しても、申告方式によってその効果は大きく変わります。個人事業主が選べる申告方式は「青色申告」と「白色申告」の2つです。

青色申告は届出が必要（その年の3月15日まで、または開業後2か月以内）ですが、最大65万円の控除は非常に大きな節税効果をもたらします。複式簿記が必要とはいえ、会計ソフトを使えば「借方・貸方」を意識せずに入力できます。これから開業する方、または白色申告中の方は、青色申告への切り替えを強くおすすめします。

1点10万円以上の資産（パソコン・厨房設備・車両・カメラ等）は、購入した年に全額を経費にできず、「耐用年数」に応じて毎年少しずつ経費として計上する「減価償却」が必要です。

青色申告者は「少額減価償却資産の特例」により、1点30万円未満の資産を購入した年に一括で経費計上できます（合計300万円まで・期間限定）。この特例は申告書への記載が必要です。会計ソフトには減価償却の自動計算機能があるため、耐用年数を入力するだけで毎年の金額が自動計算されます。

ここまでの内容を毎回手作業でやるのは大変です。クラウド会計ソフトを使うと、銀行口座・カードの明細が自動で取り込まれ、勘定科目の候補も提案されるため、科目選びで止まる時間が減ります。家事按分も、割合を一度設定すれば自動計算されます。個人事業主に人気の代表格が「やよいの青色申告オンライン（弥生）」と「マネーフォワード クラウド会計」です。両者の違いを詳しく整理しました。

「難しそう」と感じるかもしれませんが、初期設定さえ乗り越えれば、あとはほぼ自動です。導入の流れは次の3ステップです。実際に使い始めた多くの個人事業主が「なぜもっと早く始めなかったんだろう」と口をそろえて言うのが会計ソフトです。確定申告の書類作成も、ソフトが自動で行ってくれるため、帳簿入力さえしっかりできていれば最後の申告書作成は数十分で終わります。

経費の判断と証拠の記録ができたとしても、帳簿の管理・保存がしっかりできていなければ税務調査の際に困ることになります。個人事業主には、毎年の事業所得の計算に使う「帳簿」とその裏付けとなる「書類」の保存が法律で義務付けられています。

保存期間は申告期限の翌日から起算されます。年別にファイルやフォルダを作成し、レシート・領収書は月ごとにまとめて保管するのが最も管理しやすい方法です。会計ソフトを使えば、クラウド上でデータとして保存できるため紙の管理も最小限にできます。

2024年1月より、電子取引（インターネットバンキング・クレジットカード明細・ネットショッピングの領収書PDFなど）のデータ保存が義務化されています。具体的には「電子データで受け取った書類はデータのまま保存しなければならない」というルールです。

• 対象となる電子取引の例： ネットショッピングの購入確認メール・PDF領収書、インターネットバンキングの明細PDF、各種サービスのオンライン請求書
• 保存要件： 訂正・削除の防止措置を講じること、またはタイムスタンプの付与
• 検索要件： 取引日・取引金額・取引先で検索できる状態で保存すること

クラウド会計ソフト（弥生・マネーフォワードとも）は電帳法に対応した証憑保存機能を持っています。スマートフォンで領収書を撮影してアップロードするだけで要件を満たせるため、紙の書類管理の負担を大幅に減らせます。

経費の計上と並んで、個人事業主が活用すべき節税手段が「所得控除」です。経費は「事業所得を計算する段階」で差し引くのに対し、所得控除は「課税所得を計算する段階」で差し引きます。多くの人が見落としがちな控除をまとめます。

特に個人事業主に強くおすすめしたいのが小規模企業共済です。月最大7万円（年間84万円）の掛金が全額所得控除になり、かつ将来は退職金として受け取れます。「節税しながら老後の備えもできる」制度として、開業直後から活用を検討してください。iDeCo（個人型確定拠出年金）も掛金が全額所得控除になる制度です。小規模企業共済とiDeCoを両方活用すれば、年間の所得控除額を大幅に積み上げることができます。ただし小規模企業共済は任意解約すると受け取れる金額が減る場合があるため、無理のない掛金額から始めることをおすすめします。これらの控除は会計ソフトの確定申告作成機能でも入力欄が設けられており、計算ミスなく反映できます。

経費の判断は「事業の売上のために直接必要だったか」がすべてで、支出は「なる・ならない・按分」の3つに分かれる——これが本記事の結論です。難しく考える必要はありません。開業年から正しく経費を計上して青色申告の65万円控除を最大活用し、小規模企業共済で老後の備えも同時に進める。この組み合わせが個人事業主の節税において最も効果的なアプローチです。記録の自動化には会計ソフトを使い、毎月5〜10分の入力を習慣にするだけで、確定申告が「憂鬱なイベント」ではなく「1日で終わる作業」に変わります。

今日やることを1つだけ挙げるなら、溜まったレシートを「事業」「私生活」「混ざっている」の3つの山に分けることです。実際にやってみると、迷う支出は「混ざっている（按分）」の山に集中していると分かり、悩みの正体がはっきりします。そして記録を自動化したくなったら、会計ソフトの公式サイトでプランを確認してみてください。

2023年10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、仕入税額控除（消費税の還付・相殺）を受けるためには、適格請求書（インボイス）の保存が必要になりました。個人事業主が消費税の課税事業者である場合、この影響が直接的に出ます。

開業から2年間または年間売上1,000万円以下の事業者は原則として「免税事業者」です。免税事業者の場合、消費税の申告・納付義務はなく、インボイス制度の影響を受けにくいですが、取引先から「インボイスを発行できないため取引を見直したい」と言われるケースも出ています。一方、課税事業者になった場合は消費税の申告が必要になり、経費の消費税計算も必要です。

インボイス制度の観点から、経費計上の実務で注意すべきポイントをまとめます。

• フリーランスへの外注費： 相手が登録番号（T+13桁の番号）を持つ適格請求書発行事業者かどうかを確認。未登録のフリーランスへの支払いは経費自体はそのまま計上できますが、消費税の控除に制限がかかります（経過措置あり）。
• 少額特例（1万円未満）： 一定の要件を満たす事業者については、1万円未満の仕入については帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます（2029年9月30日まで）。
• 電子インボイス： PDF等で受領した電子インボイスは電帳法の保存要件に従って保存する必要があります。

ただし、これらのルールは複雑で毎年改正が入る可能性があります。自分が免税事業者か課税事業者か、インボイスへの登録をすべきかどうかは、売上規模や取引先の状況を踏まえて税理士に相談するのが確実です。

経費管理は「確定申告直前に一気にやる」から「毎月コツコツ積み上げる」に変えるだけで、申告の精度が上がり、ストレスも大幅に減ります。以下に年間のやることリストをまとめました。

• その月に発生した支出のレシートを月別ファイルに整理する
• 会計ソフトに取り込まれた銀行明細の科目確定（取り込まれた分を「確定」ボタンで処理）
• 現金払いの支出を出金伝票から手入力する
• 家事按分が必要な費目（家賃・光熱費・通信費）の支払い明細を確認し科目確定

• 3か月分の仕訳を見直し、科目の整合性をチェック（同じ支出に複数の科目を使っていないか）
• 減価償却資産の台帳を更新する（新しく購入した10万円以上の備品を登録）
• 利益の概算を確認し、納税資金の積み立てが十分かを確認
• 消費税の簡易課税・原則課税の有利不利を再確認（課税事業者の場合）

• 12月末：棚卸し（期末在庫の金額を確定する）
• 1月：年間の仕訳を最終確認し、不明な支出を整理
• 1月中：国民年金・国民健康保険料の年間支払額を確認（社会保険料控除の申告に必要）
• 2月：青色申告者は貸借対照表・損益計算書の作成（会計ソフトが自動作成）
• 2月〜3月15日：確定申告書の提出（e-Tax推奨）

※本記事は2026年8月時点の国税庁公開情報（タックスアンサーNo.2210・No.2100等）に基づく一般的な解説です。税制は改正される可能性があります。個別の経費計上の可否は、税務署または税理士にご確認ください。会計ソフトの料金・プラン・無料お試しの有無は変動するため、必ず各公式サイトで最新情報をご確認ください。

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